Choć może to zabrzmieć patetycznie, trzeba przyznać, że jesteśmy świadkami dużej metamorfozy branży fiskalnej. Zmieniają się istotne standardy technologiczne urządzeń rejestrujących oraz zasady ich funkcjonowania. Pojawiają się nowe, ważne regulacje prawne, z jednej strony dostosowane do zaawansowanego rozwiązania teleinformatycznego, z drugiej – wpływające na różne zadania i obowiązki podatników. Warto więc przy tej okazji wrócić do podstawowych kwestii, takich jak realizacja raportów fiskalnych. Czy system online „ingeruje” w ten aspekt użytkowania wspomnianych technologii sprzedaży? A jeśli tak, to co konkretnie zmienia?

Czym są i jak dotąd były realizowane raporty fiskalne?

Aby mówić o zmianach dotyczących tej kwestii, trzeba wpierw nakreślić jej podstawy – tym bardziej, jeśli mówimy o zupełnie początkujących użytkownikach urządzeń rejestrujących lub osobach, które dopiero planują zakup takiej technologii. Przechodząc do rzeczy, raporty fiskalne stanowią ważną część ogólnej dokumentacji, która ma potwierdzać prawidłowość ewidencjonowania obrotu i odprowadzania należnych podatków. Dlatego ich realizacja – podobnie jak przechowywanie kopii wystawionych paragonów i książki serwisowej czy dbanie o terminowe przeprowadzanie przeglądów technicznych – należy do ścisłych obowiązków przedsiębiorcy. Mowa tu jednak o dwóch konkretnych rodzajach wydruków – raportach dobowych i raportach miesięcznych – bowiem np. wykonywanie raportów rocznych nie jest wymagane. Tak czy inaczej, są to dokumenty zawierające szczegółowe informacje o uzyskanym obrocie i kwocie podatku VAT za konkretny czas. W przypadku pierwszego wymienionego rodzaju chodzi o dany dzień, zaś drugiego (zwanego też raportem okresowym) – dany miesiąc.

Jakie zasady rządzą realizacją tych dokumentów? Raport dobowy zwykle wystawia się przy zamykaniu sprzedaży na koniec konkretnego dnia. Tu jednak zachodzi możliwość wykonania procedury nazajutrz. Natomiast żeby uniknąć wtedy błędu w dokumentacji, musi to nastąpić przed zarejestrowaniem pierwszej sprzedaży towarów lub usług z nową datą. Warto też zaznaczyć, że w jednej sytuacji nie trzeba wykonywać takiego raportu. A konkretnie gdy w danym dniu nie dojdzie do zaewidencjonowania ani jednej sprzedaży. W przypadku zaś raportu okresowego wydruk należy wystawić po upływie miesiąca, który ma znaleźć się na dokumencie, jednak nie później, niż 25 dnia miesiąca następującego po nim. I podobnie, jak wcześniej – wydruk nie musi być realizowany za dany okres, w którym nie miała miejsca ani jedna zarejestrowana transakcja. Co prawda, podobne sytuacje mogą raczej należeć do wyjątków, niemniej istnieje taka ewentualność.

Jak się mają raporty fiskalne do systemu online?

Sposób funkcjonowania nowego systemu teleinformatycznego wymusił stworzenie też nowej generacji urządzeń rejestrujących online, posiadających odpowiednie standardy techniczne. Te ostatnie natomiast wpłynęły na niektóre zasadnicze kwestie, jak choćby przebieg procedury instalacji tego rodzaju kas i drukarek fiskalnych. Ale nie tylko. Ważne regulacje prawne zaznaczyły swój ślad również w kwestii wystawiania obowiązkowych raportów fiskalnych. Warto więc zapoznać się z tymi szczegółami, czy to ramach zakupu pierwszego urządzenia rejestrującego, czy też w sytuacji konieczności wymiany technologii starszego typu na model online.

Na szczęście zasady spełniania tego wymogu w przypadku kas i drukarek fiskalnych łączących się z CRK aż tak wiele się nie zmienia. Natomiast niezbędny do zapamiętania dla przedsiębiorców stosujących urządzenia fiskalne online jest fakt, że – zgodnie z przepisami i regulacjami prawnymi – raporty dobowe należy realizować w formie elektroniczne, zaś raporty miesięczne (inaczej okresowe) trzeba wykonywać tradycyjnie, czyli w postaci papierowych wydruków. Ponadto, ten ostatni może być zastąpiony wystawieniem łącznego raportu fiskalnego okresowego. Tak czy inaczej – nie zapominajmy, że to jeden z kluczowych obowiązków przedsiębiorców użytkujących tego rodzaju technologie sprzedaży, zarówno dawniejsze, jak i online’owe. Dlatego zaniechanie realizacji tego zadania lub błędne wykonywanie go będzie oznaczało złamanie przepisów, które może prowadzić do przykrych skutków.