Niejeden przedsiębiorca, aby móc zgodnie z prawem prowadzić sprzedaż towarów lub usług, musi ewidencjonować obrót za pomocą urządzenia fiskalnego i wystawiać paragony dla klientów. I obowiązek ten dotyczy każdej zrealizowanej transakcji. Dlaczego to podkreślamy? Ponieważ zdarzają się sytuacje, że technologia sprzedaży – z takich czy innych względów – odmawia posłuszeństwa. Poważniejszy problem z urządzeniem fiskalnym będzie zatem oznaczał konieczność zaprzestania pracy. Chyba, że przedsiębiorca jest w stanie znaleźć dla niego odpowiednie „zastępstwo”.

Czym faktycznie jest rezerwowa kasa fiskalna?

Przepisy obligują wielu przedsiębiorców prowadzących działalność handlową lub usługową na rzecz klientów indywidualnych do ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy bądź drukarki fiskalnej. I jest to warunek bezwzględny, dlatego nad każdym urządzeniem rejestrującym sprawuje opiekę jakiś konkretny serwis. Jest on odpowiedzialny za wykonywanie cyklicznych, obowiązkowych przeglądów technicznych, a także interwencje w przypadku nagłych usterek. Bo awarie w kasach i drukarkach fiskalnych zdarzają się tak samo, jak w przypadku wszystkich innych technologii (często zresztą na skutek niewłaściwych działań użytkowników). Nie każdy taki problem da się zażegnać natychmiastowo. Co w takim przypadku powinien zrobić przedsiębiorca? Niestety, zgodnie z obowiązującym prawem, jeśli poprawne ewidencjonowanie obrotu i wystawianie paragonów z takich czy innych względów okazuje się niemożliwe – musi on zatrzymać sprzedaż towarów i usług. Łatwo się domyślić, że podobne okoliczności dość niekorzystnie wpływają na finanse danej firmy (zwłaszcza, że niektóre awarie wymagają czasu i pomocy ze strony serwisu głównego).

Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na zakup kolejnego urządzenia, które pełni rolę kasy rezerwowej. Pełni rolę, ponieważ funkcjonujące przepisy nie nakładają obowiązku posiadania takiej technologii. To, czy podatnik zdecyduje się na dodatkowe zabezpieczenie w postaci drugiego modelu, zależy już wyłącznie od niego. Podobnie fakt, jaką kasę wybierze – czy taką samą, czy też inną. Nie ulega jednak wątpliwości, że w przypadku nagłej awarii jednego urządzenie, będzie on mógł użyć drugiego do kontynuowania sprzedaży i tym samym uniknąć przestoju w pracy oraz strat finansowych. Ale nim zdecydujemy się na rezerwową kasę fiskalną, musimy zdać sobie sprawę, że dotyczą jej te same wymogi, co w przypadku podstawowej technologii. A więc oprócz konieczności wystawiania paragonów dla klientów, nie uniknie również terminowego zlecania przeglądów technicznych czy wystawiania obowiązkowych raportów fiskalnych. Warto też uwzględnić zależności wynikające z pojawienia się systemu online i nowych regulacji prawnych.

Jakie urządzenie na rezerwową kasę fiskalną?

Jak już wspomnieliśmy – funkcję kasy rezerwowej może pełnić każdy, dostępny w oficjalne sprzedaży, wybrany przez podatnika model. Natomiast w obecnej sytuacji przedsiębiorca powinien mieć na względzie, że na rynku są obecne 2 zasadniczo różniące się od siebie rozwiązania. Pierwszy typ to kasy starego typu, wyposażone w kopie elektroniczną, z których wciąż wielu podatników może używać. Drugi zaś to kasy nowej generacji, modele online – czyli dostosowane do innowacyjnego systemu teleinformatycznego, pozwalające na internetową komunikację z CRK.

Dlaczego ta kwestia jest tak istotna? Ponieważ zgodnie z treścią nowelizacji ustawy o VAT, konkretne branże zostały zobligowane do wcześniejszego wdrożenia i zastosowania urządzeń rejestrujących online. Czy to na drodze zakupu pierwszego modelu, czy też wymiany dotychczas użytkowanych technologii sprzedaży. Jeśli więc przedsiębiorca reprezentuje jedną z tych branż, musi spełnić obowiązujące go wymogi. Nie ważne, z której kasy w danym momencie korzysta. Każda z nich powinna być urządzeniem rejestrującym typu online, ponieważ w każdym momencie prowadzenia ewidencji obrotu przedsiębiorca – zgodnie z prawem – powinien właśnie takie rozwiązanie stosować.

Osobną kwestią jest możliwość skorzystania z ustawowej ulgi. Jeśli mowa o pierwszym zakupie tego typu technologii sprzedaży, podatnik zyska również szansę na częściową refundację rezerwowej kasy fiskalnej. Wspomniana ulga zachowała swój dotychczasowy kształt – zwrot z budżetu państwa do 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej niż 700 złotych. Należy jednak pamiętać, że teraz refundacja dotyczy wyłącznie najnowszych rozwiązań, czyli kas fiskalnych online. W przypadku zdecydowania się na modele z elektroniczną kopią paragonów przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z ustawowej ulgi.