Choć paragon fiskalny jest ustandaryzowanym dokumentem, który musi zawierać konkretne informacje, to jednak istnieje możliwość umieszczania na nim dodatkowych elementów. Zresztą niejedno urządzenie rejestrujące oferuje takie rozwiązania. Wystawiają paragony zawierające np. logo firmy, zdefiniowaną wcześniej grafikę czy informację o aktualnej promocji albo Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy towarów bądź usług. O ile jednak pierwsze z wymienionych elementów to niejako „dodatki”, o tyle NIP klienta należy do danych, które na takim dokumencie mogą okazać się szczególnie przydatne, a czasem wręcz niezbędne.

Czym może stać się paragon z NIP-em nabywcy?

Są dane, których na paragonie absolutnie nie może zabraknąć. Wystarczy tu wspomnieć choćby o informacjach związanych z samym przedsiębiorcą (nazwie firmy, NIP-ie podatnika, adresie, pod którym prowadzona jest działalność itd.) czy też dotyczących zarejestrowanej, uwzględnionej na wydruku transakcji (uiszczonej kwoty oraz podatku, podatku do opłacenia). Ale są również elementy opcjonalne, jak choćby te wymienione w powyższym wstępie. O ile jednak np. obecność logotypu firmy na paragonie to kwestia estetyki czy marketingu, o tyle wspomniany NIP nabywcy faktycznie jest w stanie coś zmienić.

Rzecz w tym, że paragon fiskalny wcale nie musi funkcjonować jako paragon. Istnieją liczne przypadki, gdy dokument ten działa jak uproszczona faktura VAT. Ta zasada jest obecna od dawna i nadal można z niej korzystać. Trzeba jednak spełnić odpowiednie warunki. Pierwszy z nich – to właśnie NIP nabywcy. Tylko paragon fiskalny zawierający te dane może przyjąć rolę uproszczonej faktury VAT. I to nie wszystko. Drugim warunkiem jest to, że taki paragon nie może opiewać na kwotę wyższą niż 450 złotych (lub 100 euro).

Kiedy nie wolno zapomnieć o NIP-ie klienta?

Powyższa sytuacja nie należy do jedynej, w jakiej ważną funkcję pełni Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy. Innym przykładem jest operacja wystawiania faktury do paragonu. Operacja, której zasady zostały niedawno ściślej doprecyzowane, a związane z tym przepisy zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2020 roku. O czym dokładnie mówią? Że aby doszło do zgodnego z prawem wystawienia paragonu do faktury, musi na nim znajdować się NIP nabywcy. W innym wypadku dojdzie do wykroczenia, które ma swoje finansowe konsekwencje. Z uwagi na niedostosowanie się do tej reguły na przedsiębiorcę może być nałożone dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Jego wysokość zaś wynosiłaby 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, która brała udział we wspomnianej operacji.

Czy każde urządzenie fiskalne wystawia paragony z NIP-em nabywcy?

Obecnie na rynek technologii sprzedaży trafiają modele, które w zakresie standardowych funkcji posiadają także opcję wydruku NIP-u klienta na paragonie. Ale kiedyś nie było to regułą. Chodziło o dodatkowe rozwiązanie, które uatrakcyjniało możliwości urządzenia rejestrującego. Najciekawsze jest jednak to, że przedsiębiorcy i dzisiaj mogą korzystać z kas oraz drukarek rejestrujących pozbawionych tej funkcjonalności. Mogą, ponieważ – to trzeba zaznaczyć – przepisy nadal nie obligują podatnika do korzystania z urządzenia fiskalnego wyposażonego w omawiane rozwiązanie.

Pytanie zatem: kiedy wykonanie takiej czynności jest konieczne? Wydruk NIP-u nabywcy na paragonie jest obowiązkowy wtedy, gdy klient wyraźnie poprosi o umieszczenie tych danych na dokumencie. Ale tylko jeśli obsługiwana przez przedsiębiorcę technologia sprzedaży na to pozwala. Z drugiej strony – jeśli konkretna kasa lub drukarka fiskalna nie posiada przywołanej funkcji, podatnik nie może wydrukować paragonu, który byłby uznany za uproszczoną fakturę VAT. Tym bardziej nie będzie zdolny później wystawić faktury do paragonu niezawierającego NIP-u klienta. Aby zmienić ten stan rzeczy, podatnik musi zakupić i wdrożyć nowe urządzenie rejestrujące, oferujące opisywaną funkcjonalność. Zaś to, czy warto wykonać taki ruch – należy już do oceny przedsiębiorcy.