Nie da się ukryć, że w dzisiejszych czasach większość produkowanych urządzeń fiskalnych stanowią modele, które zostały wyposażone w moduł elektronicznej kopii paragonów. Również sami przedsiębiorcy znacznie częściej decydują się na wybór kasy lub drukarki z wspomnianym rozwiązaniem technologicznym. A wynika to m.in. z faktu, że moduł kopii elektronicznej zapewnia duży komfort pracy.

Zapis danych w formie cyfrowej

Jak działa moduł elektronicznej kopii paragonów? Technologia tego typu charakteryzuje się przede wszystkim tym, że samoistnie zapisuje dane na temat prowadzonej sprzedaży. Co więcej, kasa lub drukarka fiskalna wykorzystuje w tym celu kartę pamięci o zróżnicowanej pojemności (SD albo microSD). Jak łatwo zgadnąć, wspomniane rozwiązanie gwarantuje naprawdę dużą automatyzację pracy. W przeciwieństwie do urządzeń z kopią tradycyjną, użytkownik nie musi bowiem gromadzić wielu zadrukowanych rolek papieru termicznego i składować dokumentacji w sterylnych warunkach. Zamiast tego, jeżeli nośnik danych zostanie całkowicie zapełniony, co czasami się zdarza, w urządzeniu wystarczy po prostu zastosować kolejną kartę pamięci.

Mniejsze koszty i większe bezpieczeństwo

Wśród największych zalet elektronicznej kopii paragonów wyróżnia się przede wszystkim 2 kwestie. Po pierwsze, urządzenie rejestrujące tego typu, w porównaniu z „tradycyjnymi” technologiami, zużywa zdecydowanie mniej papieru termicznego. W kasie lub drukarce wystarczy bowiem jednorazowo stosować 1 rolkę – do wydruku dowodów sprzedaży dla klientów przedsiębiorstwa. A to z kolei praktycznie zawsze przekłada się na znacznie niższe koszty eksploatacji urządzenia fiskalnego. Ponadto, również sama wymiana papieru termicznego jest prostsza i zajmuje zdecydowanie mniej czasu.

Po drugie, kasy i drukarki z kopią elektroniczną oferują dodatkowe zabezpieczenie ważnej dokumentacji firmowej. Informacje przechowywane na karcie pamięci można w dowolnym momencie zapisać na innym nośniku danych (płyta DVD, pendrive, dysk zewnętrzny) lub po prostu na komputerze. A takie postępowanie daje większą pewność, że podatnik bez problemu dopełni formalności związanych ze stosowaniem urządzenia fiskalnego. Należ bowiem przypomnieć, że polskie przepisy wymagają od każdego przedsiębiorcy przechowania kopii paragonu przez co najmniej 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono konkretny dowód sprzedaży.