Do przedsiębiorcy prowadzącego ewidencję obrotu z pomocą urządzenia rejestrującego, należy realizacja różnych, koniecznych zadań. Wystarczy choćby wspomnieć o poprawnym wykonywaniu raportów fiskalnych czy dbaniu o terminowe wykonywanie przeglądów technicznych. Ale przede wszystkim każdy podatnik, znajdujący się w tej sytuacji, ma obowiązek prawidłowo wystawić paragon po zamknięciu transakcji oraz wydać go klientowi.

W ostatnim zdaniu wstępu należy szczególnie zaakcentować słowo „prawidłowo”. Z jednej strony bowiem to, że paragon ma być wystawiony prawidłowo – czyli że ma się na nim wszystko zgadzać – jest rzeczą oczywistą. Z drugiej strony jednak, jesteśmy tylko ludźmi i każdemu może się zdarzyć pomyłka. Niemniej, podobnie jak w innych kwestiach, związanych z branżą fiskalną, rejestrowaniem obrotu i sporządzaną dokumentacją – takiej pomyłki nie można sobie od tak zostawić. Co zatem powinien robić przedsiębiorca we wspomnianych okolicznościach?

Odrębna ewidencja dla błędów na paragonach

Paragon fiskalny, który wciąż często potrafi być lekceważony przez konsumentów, to w rzeczywistości bardzo istotny dokument. Po pierwsze – potwierdza prowadzenie działalności handlowej lub usługowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po drugie – to po prostu swego rodzaju „umowa transakcyjna” pomiędzy klientem a przedsiębiorcą. I z tego wynika też trzecie – to dzięki paragonowi nabywca ma prawdo dochodzić swoich praw konsumenckich. Dlatego dla klienta dokument ten powinien być ważny, zaś ze strony podatnika – wystawiony bez żadnych błędów.

Ponadto, paragony (a konkretnie ich kopie) to także ważny element ogólnej dokumentacji, potwierdzającej przed Urzędem Skarbowym wywiązywanie się przedsiębiorcy z obowiązków nałożonych przez funkcjonujące przepisy. Dlatego tak ważne jest, aby na wydruku wszystko się zgadzało. Niestety – dzisiejsze kasy i drukarki rejestrujące, mimo licznych i nowoczesnych rozwiązań, nie pozwalają na usuwanie czy korektę operacji i danych raz już zapisanych w pamięci fiskalnej. Nie istnieje też opcja uwzględnienia takiej pomyłki na samym wydruku. Z drugiej strony, jak już powiedzieliśmy wcześniej, nie możemy tego tak zostawić. A zatem jakie jest wyjście z sytuacji? Przepisy w takich sytuacjach zobowiązują podatnika do prowadzenia osobnej dokumentacji, będącej ewidencją błędów zaistniałych na wystawionych paragonach (mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku).

Sposób dokumentowania pomyłek na paragonach

Na czym dokładniej polega ewidencja błędów na paragonach? Rzecz sprowadza się do sporządzania odpowiednich wpisów na temat poszczególnych transakcji i wydruków, w których doszło do pomyłki. Ale co ciekawe, zapisy, jakie znajdziemy na ten temat w obowiązujących regulacjach prawnych, mówią tylko o pewnych najważniejszych aspektach takiej dokumentacji. Realizowane wpisy muszą np. zawierać informacje na temat wartości brutto i podatku należnego ze sprzedaży danego produktu oraz krótki opis sytuacji, podczas której doszło do błędu. Oczywiście, każdy taki zapis powinien zostać uzupełniony właśnie tym wydrukiem z zaistniałą pomyłką.

Są to więc podstawowe zasady, związane z prowadzeniem ewidencji błędów na paragonach. Niemniej, jeśli chodzi o formę przechowywania takiej dokumentacji – tu ustawodawca daje przedsiębiorcom więcej swobody. Dlatego jako podatnicy możemy sami wybrać najwygodniejszą dla nas metodę. Przykładowo, dobrym, sprawdzonym rozwiązaniem jest wybór oddzielnego segregatora lub zakup specjalnej teczki na taką ewidencję. Ważne jest po prostu, by podobnie jak w kopiach paragonów czy raportach fiskalnych – zachować w niej porządek. Zwłaszcza, że dokumentacja ta odgrywa też nieraz istotną rolę podczas zarządzania działalnością handlową, np. przy uzupełnianiu księgi przychodów i rozchodów. Tak czy inaczej, odrębna ewidencja pomyłek na paragonach została ujęta w przepisach, a zatem prowadzenie jej jest ważne z punktu widzenia obowiązującego prawa.