Odpowiedzi na to pytanie musi dziś udzielić duża część przedsiębiorców, którzy rozpoczynają sprzedaż na rzez klientów indywidualnych. Bo choć oba rodzaje technologii handlowych służą tym samym celom, to jednak funkcjonują na nieco innych zasadach. Tak więc od tej decyzji – a dalej, od wskazania konkretnego modelu – będą zależały komfort i skuteczność pracy przez kolejne lata. Czym się kierować, jeśli mamy wątpliwości, na jakie rozwiązanie postawić?

Jaka jest podstawowa różnica pomiędzy kasą a drukarką rejestrującą? Pierwsza z nich może działać samodzielnie, czyli nie potrzebuje do tego dodatkowych urządzeń. Znowu druga do prawidłowego funkcjonowania wymaga komunikacji z komputerem i korzystania z zainstalowanego na nim programu sprzedażowego. Dlaczego zatem, mimo pewnych „ograniczeń”, przedsiębiorcy równie chętnie wybierają drukarki fiskalne? Ponieważ program sprzedażowy często umożliwia korzystanie z praktycznych funkcji. Zaś same urządzenia obsługują więcej rodzajów dokumentów oraz posiadają znacznie wyższe, niż kasy, niektóre parametry – dotyczące np. wielkości bazy towarowej, szybkości wydruku itp. Tyle, jeśli chodzi o podstawy, ale…co konkretnie my mamy wybrać?

Charakter przedsiębiorstwa, czyli odpowiedź jest znacznie bliżej

Branża fiskalna oferuje dzisiaj szeroki wybór różnorodnych, często nowoczesnych i atrakcyjnych rozwiązań technologicznych. Ale nie oznacza to jeszcze, że wszystkie są warte naszej inwestycji. Nie świadczy to jednak o ich niskiej funkcjonalności czy nieskuteczności. Wszystko zależy bowiem od…naszego przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa, a raczej charakteru, jaki posiada. Tak jak każda branża ma swoją specyfikę, tak i wszystkie firmy, reprezentujące te branże, mają swoje indywidualne cechy – oraz związane z nimi wymagania. W końcu, poszczególne opcje kas i drukarek fiskalnych nie wzięły się znikąd, zostały stworzone w oparciu o funkcjonujące przepisy bądź w odpowiedzi na oczekiwania różnych działalności handlowych.

Jakie aspekty składają się na charakter naszego przedsiębiorstwa? Oto kilka z nich:

• stopień rozbudowania firmy i jej asortymentu
• przyjęty tryb pracy (stacjonarny, mobilny)
• rodzaj środowiska pracy
• specyfika reprezentowanej branży
• natężenie ruchu

Oczywiście, dodać należy nasze osobiste preferencje, do których mogą należeć: łatwość obsługi urządzenia fiskalnego, wybór tradycyjnych lub nowoczesnych rozwiązań, a nawet cena. Określenie tych wszystkich wytycznych pomoże nie tylko zdecydować o właściwym rodzaju technologii, ale i ułatwi znalezienie odpowiedniego modelu kasy bądź drukarki rejestrującej.

Przykładowe sytuacje zastosowania obu rodzajów urządzeń

Jeśli chodzi o kasę fiskalną, to przede wszystkim okaże się właściwym wyborem tam, gdzie potrzebne jest samowystarczalne urządzenie fiskalne – bez względu na to, czy bardziej decyduje o tym rodzaj działalności handlowej, czy też nasza osobista potrzeba. Kwestia ta ma jednak szczególne znaczenie w przypadku sprzedaży mobilnej, wymagającej pracy w terenie. W tej sytuacji istotne okażą się również: wielkość, waga i ergonomia urządzenia fiskalnego. Kasa fiskalna, która dobrze leży w dłoniach, ułatwia transport i przechowywanie, okaże się idealnym towarzyszem podróży służbowych. Warto w tym przypadku wziąć również pod uwagę wydajność akumulatora i możliwość zasilania przy użyciu ładowarki samochodowej. Gabaryty urządzenia będą miały też istotne znaczenie w przypadku pracy stacjonarnej w punkcie handlowym, w którym przestrzeń stanowiska pracy jest ograniczona i trudniejsza w zagospodarowaniu. Handel mobilny oraz praca w niekorzystnym środowisku skłania również do wybrania modelu o solidnej, trwałej konstrukcji, odpornej na uszkodzenia mechaniczne, kurz i wilgoć oraz niesprzyjające warunki pogodowe.

Tymczasem cechy drukarek fiskalnych doskonale sprawdzają się, gdy prowadzimy rozbudowane przedsiębiorstwo o dość bogatym asortymencie. Możliwość obsługi bazy towarowej, której pojemność jest w stanie osiągnąć nawet 1 000 000 PLU, w połączeniu z długimi nazwami, zapewni wprowadzenie i precyzyjne opisanie wszystkich towarów i usług, a nawet – zdolność poszerzenia oferty w przyszłości. W tym wypadku mniej ważne mogą być rozwiązania konstrukcyjne, w przeciwieństwie do szybkości wydruku – zwłaszcza, jeśli mówimy o intensywnym natężeniu ruchu w skali jednego dnia. W takim wypadku nie tylko wygodna, ale i odpowiednia okaże się opcja zapisu kopii paragonów w formie elektronicznej, uwalniająca nas od konieczności gromadzenia wielu papierowych rolek i zmniejszająca wydatki związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych.

Na zakończenie

Oczywiście, opisane warianty nie są jedynymi słusznymi. Podobnie też, istnieją funkcje, które sprawdzą się równie dobrze w odmiennych okolicznościach. Klawiatura z przyciskami funkcyjnymi do szybkiego wybierania popularnych produktów i usług czy też liczne porty komunikacyjne, pozwalające na jednoczesną współpracę z wieloma urządzeniami peryferyjnymi – wszystko to zapewni szybki przebieg transakcji w każdym rodzaju działalności handlowej. Należy też zaznaczyć, że obecnie jesteśmy w stanie uzyskać dużą kasę systemową, zdolną zapisać do kilkudziesięciu tysięcy pozycji towarowych, jak również niewielką, mobilną drukarkę fiskalną. Nie ma więc jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, które rozwiązanie jest z definicji, w danej sytuacji lepsze. Wszystko zależy od precyzji określenia naszych wymagań.