Zakup kasy fiskalnej, szczególnie wtedy, gdy jest to pierwsze urządzenie tego typu w firmie, stanowi poważne wyzwanie. Trzeba wybrać najlepsze rozwiązanie spośród wielu dostępnych opcji, pamiętając przy okazji o tym, że będzie ono wykorzystywane przez wiele lat. Jednakże, zgodnie z polskimi przepisami, sam zakup kasy rejestrującej nie pozwala jeszcze na wystawianie paragonów fiskalnych. Do prowadzenia ewidencji w ten sposób niezbędne jest prawidłowe wdrożenie urządzenia w przedsiębiorstwie. A to wymaga zarówno terminowej komunikacji z Urzędem Skarbowym, jak i skorzystania z usług firmy serwisującej kasy.

Rejestracja, fiskalizacja i inne obowiązki

Wszystkie etapy instalacji kasy fiskalnej zostały zdefiniowanie przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. To również w tym akcie prawnym można znaleźć wzory dokumentów, które posłużą do prawidłowego rozpoczęcia rejestracji sprzedaży. Poniżej prezentujemy skrócony opis całego procesu. Szczegółowych informacji należy szukać we wspomnianym Rozporządzeniu MF.

Przepisy fiskalne wymagają od przedsiębiorcy, aby złożył do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego zawiadomienie o planowej liczbie kas i miejscach ich zainstalowania. Zgłoszenia należy dokonać co najmniej jeden dzień przed datą rozpoczęcia rejestracji sprzedaży. Kolejnym etapem jest uruchomienie urządzenia w trybie fiskalnym. Procedurę tę zawsze wykonuje serwisant z ważnymi uprawnieniami. W większości przypadków będzie to pracownik firmy, w której kupiliśmy kasę.

Po zafiskalizowaniu urządzenia można już wydawać paragony klientom, lecz na tym obowiązki się nie kończą. Podatnik jest bowiem zobligowany do zawiadomienia naczelnika właściwego US o wprowadzeniu kasy w tryb fiskalny. Pismo z taką informacją trzeba złożyć w terminie 7 dni od daty wykonania fiskalizacji. Na koniec przedsiębiorca otrzyma od Urzędu Skarbowego numer ewidencyjny, który trzeba nanieść na obudowę kasy w trwały sposób, w widocznym miejscu.

Dlaczego warto załatwić wszystko wcześniej?

Z wcześniejszego akapitu można wysnuć jeden wniosek – rejestracja oraz instalacja kasy fiskalnej nie jest prostą sprawą. Niekiedy również przejście przez wszystkie procedury zajmuje dużo czasu. W związku z tym, jeżeli już ustalimy, od którego dnia musimy zacząć wystawiać paragony, nie warto zwlekać z zakupem i wdrożeniem urządzenia do ostatniej chwili. Prędzej unikniemy w ten sposób pomyłek oraz lepiej przygotujemy się do prowadzenia ewidencji w nowej rzeczywistości. Kasa fiskalna, zanim zostanie zafiskalizowana, działa bowiem w trybie szkoleniowym. A to pozwala na wygodne i skuteczne opanowanie obsługi danego modelu. Ponadto, terminowe i zgodne z przepisami rozpoczęcie rejestracji sprzedaży daje szanse na odzyskanie części wydatków. Każdemu przedsiębiorcy, który kupuje pierwszą kasę fiskalną, przysługuje ulga z tego tytułu – nawet do 90% ceny urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł.

Co grozi za brak kasy fiskalnej w firmie?

Przy okazji omawiania funkcjonujących przepisów musimy także wspomnieć o konsekwencjach, które grożą za brak zainstalowania kasy fiskalnej na czas. W takich okolicznościach z pewnością nie będzie można skorzystać z ulgi przysługującej przy zakupie pierwszego urządzenia rejestrującego. Co więcej, zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym, podatnicy, którzy wbrew obowiązkowi nie wystawiają faktur lub rachunków za wykonanie świadczenia, wystawiają je w sposób wadliwy lub odmawiają ich wydania, podlegają karze grzywny do 180 stawek dziennych.