Zakup urządzenia fiskalnego i procedura instalacyjna to tak naprawdę dopiero początek. Sprzedaż towarów i usług na rzecz klientów indywidualnych nie zawęża się jedynie do prawidłowego wprowadzania danych oraz wydawania klientom paragonów. Podatnika czeka również szereg wymogów, a jeden z nich wiąże się z książką serwisową. Co to takiego? Jak ją traktować? Zapraszam do lektury.

Czym jest książka serwisowa?

To dokument, który otrzymujemy przy zakupie urządzenia fiskalnego. Dodajmy, że bardzo ważny dokument, pozwalający na dopełnienie wszystkich koniecznych formalności. Książka serwisowa zawiera pełne informacje na temat nabytej kasy bądź drukarki rejestrującej, a także wszystkich, związanych z nią interwencji serwisowych. Zawiera takie dane, jak nazwa urządzenia, model, numer fabryczny i numer unikatowy. Ponadto, znajdziemy tam informacje odnośnie producenta zakupionej technologii sprzedaży oraz firmy odpowiedzialnej za jej fiskalizację. Przede wszystkim jednak, książka serwisowa zawiera dane zarówno serwisanta podstawowego, jak i rezerwowego.

Jak ją przechowywać?

Z książką serwisową wiążą się konkretne przepisy. Musi ona znajdować się zawsze tam, gdzie została zainstalowana (zgodnie z informacją podaną podczas rejestracji w Urzędzie Skarbowym) kasa lub drukarka fiskalna, której dotyczy ten dokument. Wymóg ten obejmuje cały okres użytkowania urządzenia rejestrującego. Dlaczego tak jest? Ponieważ jesteśmy zobowiązani do okazania książki serwisowej na każdą próbę uprawnionego serwisanta oraz przedstawicieli organów skarbowych, którzy mogą dokonać niezapowiedzianej kontroli. Co więcej, każda interwencja serwisanta powinna zakończyć się stosownym wpisem do książki. US ma prawo sprawdzić, czy dokumentacja ta jest kompletna i właściwie sporządzona, gdyż ona także stanowi podstawę do określenia prawidłowości prowadzonej przez nas ewidencji. Warto przy tej okazji wspomnieć, że tak jak raporty dobowe i miesięczne czy kopie wystawionych paragonów, książkę serwisową należy przechowywać jeszcze przez 5 lat od momentu zakończenia pracy na urządzeniu fiskalnym, którego dotyczy.

Co zrobić, gdy się zniszczy lub zaginie?

Brak książki serwisowej oczywiście nie zwalnia nas z obowiązujących przepisów. Jednak co zrobić, gdy zostanie zniszczona lub zgubiona? W takich sytuacjach możemy – a nawet musimy – postarać się o wyrobienie duplikatu dokumentu. Zatem, powinniśmy zacząć od niezwłocznego, pisemnego poinformowania o tym fakcie właściwego Urzędu Skarbowego. W dalszej kolejności należy zwrócić się do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej. Warto te kroki uczynić jak najprędzej – w przypadku niespodziewanej kontroli organów skarbowych wyjaśnienia mogą nie pomóc. Brak książki serwisowej będzie oznaczać przekroczenie prawa, które potrafi skończyć się smutnymi konsekwencjami (utrata ulgi za zakup pierwszego urządzenia fiskalnego, zakwestionowanie prawidłowości ewidencji obrotu, kary pieniężne). Co więcej, w razie nieposiadania dokumentu, serwis ma prawo odmówić naprawy i konserwacji danek kasy lub drukarki.

Wobec tego – dobrze jest postarać się o właściwe przechowywanie dobrze wypełnionej książki serwisowej. To dużo nie kosztuje, a może dodatkowo oszczędzić nam zarówno pieniędzy, jak i nerwów.